投資用マンションの管理会社に不安がある場合の適切な変更方法

投資用マンションを所有している場合、管理会社の対応によっては変更を検討せざるを得ないことがあります。
所有者に代わり入居者募集を行ったり、建物や賃貸料の管理を行ったりしてくれる管理会社ですから、安心できるところを選ばなければなりません。

ここでは、投資マンションという資産を責任もって守ってくれる管理会社の選び方と変更方法についてお伝えします。

管理会社が担う役割と変更の際の管理会社の選び方

大家は、所有するマンションの入居者が安心して暮らせるように、生活環境を整える義務を負っています。
しかし、家賃受取やマンション設備の整備点検の他、住人間のトラブルや入居者の募集に至るまで、その業務の範囲は非常に広く、かつ丁寧な対応が必要になるため、管理会社に委託するケースが多く見られます。管理会社が代行する具体的な業務には、以下のようなものがあります。

• 入居者から家賃を集金し管理する
• 家賃滞納者への催促と回収を行う
• 入居者募集を行う
• 新規契約や契約更新業務を行う
• 入居者によるクレームや住人間のトラブル対応を行う
• 施設の整備点検、リフォーム等を手配する

いずれもマンション管理には不可欠な業務であり、重要業務を任せることから、所有者は管理会社に毎月家賃の4％前後を支払っています。

仮に家賃5万円で10部屋所有していた場合、（5万円×10部屋）×4％＝20,000円が管理委託費となるのです。ところが、業務を任せているにも関わらず、清掃や整備点検を怠ったり空室が出ているのに積極的な入居者募集を行わなかったり、家賃管理がずさんである等、所有者に大きな不安が生じることがあります。
特に家賃管理は所有者としても非常に神経を使うところで、自分の収入源である大切な賃料の管理を任せている分、入金が遅れがちだったり滞納家賃を放置したりする傾向があると、やはり管理会社の変更を検討せざるを得ません。

当初は管理会社と話し合い改善を促すことが大事ですが、どうしても不安が大きく残るようであれば、管理会社を変更することで諸々の不安点を改善することができる可能性が出てきます。
新しい管理会社を選ぶ際には、改めて以下のことに注意することが大切です。

住人間のトラブル仲裁やクレーム解決体制が整っている

大家としては入居者の快適な生活環境を整えなければ退去に繋がりかねず、家賃収入を失うリスクに発展します。このため、トラブルやクレームに対する処理能力が高い管理会社を選ぶことが大事です。管理戸数が多く経験豊富な管理会社であることを前提としたうえで、24時間対応のコールセンターを持つ管理会社を選べば、住民の立場としても非常に安心です。

入居者募集に長けている

家賃収入を確保するためには、できるだけ空室を作らないことが所有者にとっては非常に切です。特に住宅ローンを利用して投資マンションを購入している場合は、定期的な家賃収入がなければ返済に充てることができなくなり、経営破たんの直接的な原因になってしまいます。そこで、常に客が出入りして賑わいがあり、実際に入居率の高い管理会社を選ぶことが大事です。

スムーズな連絡ができる

業務自体は管理会社に任せることができますが、物件は所有者のものですので、常に二人三脚の意識でいることが大切です。そのためには互いのスムーズな連絡体制は不可欠ですから、特定の担当者が責任を持って対応してくれる・問い合わせには迅速な回答を行う、といった業者の姿勢も判断材料とすべきでしょう。

管理会社変更手続きのステップは5段階

実際に管理会社を変更する際は、以下の5段階ステップを踏んで移行完了します。

1.管理代行契約書における契約解除条件の確認

契約書を確認し、解約条件に基づいて手続きを進めます。管理会社により条件は異なってきますが、主に解約通知期間・違約金・業務内容の引き継ぎ・鍵や書類の引き渡し等に関する記載を確認します。

2.既存の管理会社への解約通知は書面で行う

電話や対面で解約の意思を伝えても良いですが、書面を作成すれば証拠として残り、後から「言った、言わない」の水かけ論を予防する効果があります。この際、内容証明郵便を用いれば、書面の内容についても証拠を残すことができるので活用すべきでしょう。

3.業務の引き継ぎや鍵等の引き渡し

新しい管理会社に移行した際、スムーズに業務移行できれば入居者に迷惑をかけることもありません。このため、引き継ぐ業務内容を明らかにし、賃貸契約書や鍵等の引き渡しをどのように行うのか、新管理会社との間で打ち合わせて、引き継ぎと引き渡しを行います。

4.管理会社変更の旨を入居者に通知する

新しい管理会社に変更になったことを入居者に通知し、それに伴う家賃振込・引き落とし口座の変更が必要であれば特に周知徹底します。

5.新しい管理会社に移行

前管理会社から新管理会社に書類や鍵が引き渡され、業務を引き継ぎ新体制でスタートとなります。

管理会社を替えるデメリットは家賃保証契約の失効にある

管理会社を替えることによるデメリットはいくつか考えられます。入居者は家賃支払いにおいて振込先や引き落とし情報の再手続きを行わなければならず、手間に伴う不満が生じる可能性があります。また、振り込みで家賃を支払っている人等は、間違って以前の管理会社あてに振り込んでしまうことも少なくありません。

【ワンポイントアドバイス：入居者の間違い振り込みに注意】
実は管理会社変更のタイミングで、入居者が家賃の振り込み先を間違えるケースが非常に多いようです。管理会社変更の通知書を確認していない賃借人が多いからです。賃借人は管理会社が営業している時間帯は仕事や学校に行っているケースが多く、電話で直接連絡しようとしてもなかなか繋がりません。 書面で送ったものを見てくれなければ、そのまま古い管理会社に家賃が振り込まれてしまうのです。 このような事態を回避するためには、できる限り早く管理会社変更の通知を送って電話することです。急な変更はクレームになることもありますので十分注意しましょう。

また、一般的な管理委託契約では、契約解除の意思表示をしてから3ヶ月間の準備期間を設けていることが多く、管理会社によってはその間の対応が大雑把になることもあります。
さらに修繕積立金を管理会社に委託している場合、契約解除によって金銭が戻ってこない取り決めになっていることがありますので注意が必要です。

そして、所有者にとって最も重要な点は、管理会社を変更すると家賃保証会社との契約も切れる場合があるということにあります。
家賃保証会社は、入居者の家賃滞納保証や集金代行などを行ってくれるため、所有者の生命線になっている部分とも言えます。
ところが管理会社によっては、契約解除により家賃保証会社との契約も終了する場合もあるため、必要に応じて別の保証会社との契約に備えなければならないこともあります。

【ワンポイントアドバイス：家賃保証は解除に応じないケースがある】
家賃保証をしていると、場合によっては管理会社が契約解除に応じない可能性があるため注意が必要です。家賃保証とはすなわち、大家から管理会社が一括で物件を借り上げて、それを第三者に転貸するという事業です。つまり、大家から部屋を借りているのは管理会社ということになります。 通常の管理委託契約であれば、大家は管理を管理会社に委託しているだけであり、管理会社に部屋を貸しているわけではありません。ところが家賃保証の場合は、管理会社に部屋を貸していることになるため、管理会社はいわゆる入居者と同じように、解約に応じずそのまま借り続けることを主張することもできるのです。 そのため、管理会社によっては契約書に解除の条項が書かれていたとしても、解除に応じてくれない場合もありますので注意が必要です。 そのような場合は、できる限り早めに当事務所までご相談ください。

悪質な場合は前管理会社による嫌がらせ行為が発生するリスクも

一般的に契約解除を通知してから実際の解約に至るまでは、約3ヶ月の猶予期間が設けられています。悪質な場合だとその間の入居者募集業務や施設管理が雑になる可能性があります。こういった事態を避けるためには、新管理会社の力も借りながら進めていくことが大事です。すでに新管理会社との契約を済ませていれば、入居者募集業務を依頼することもできますし、部屋の管理を部分的に新管理会社に任せるよう移行していくのも良い方法です。

ただし契約解除の意思を示したことにより業務が雑になるような管理会社は、基本的に業務に対する姿勢がもとから適切ではなかった可能性もあり、多少の手間と労力はかかるものの、新しい管理会社に移行することで事態を改善できる機会を得たと考えることもできます。

なお、管理会社を変更するにはタイミングを計ることも大切です。賃貸業界では進学や就職の時期にあたる1～3月や、まだ季節の良い9～10月が繁忙期となるため、その間を避け、お互いに時間と心に余裕がある状態でスムーズに契約と引き継ぎを行えると理想的です。これに基づいて考えると、繁忙期が落ち着く5月頃か９月頃に旧管理会社に契約解除の意思を表明し、夏頃に新管理会社による委託を開始するのが望ましいと思われます。

【ワンポイントアドバイス：管理会社変更はほぼ間違いなくトラブルになる】
管理会社変更の現実的な話をしますと、ほぼ全てのケースでトラブルが発生しています。先ほども少し触れたように、管理物件というのは、管理会社にとって事業の根幹なので、それを解約されるということは一大事ですし、本来予想していないことなのです。 ですから、管理を解約したいと申し出て、はい分かりました、と素直に引き下がる管理会社はほとんどいないでしょう。そしてその矛先は新管理会社にも向けられます。本当に解約するとなれば、旧管理会社は必要最低限のことしかしません。引き継ぎなんてしてもしなくても旧管理会社からすればどうでもいいのです。 それほど管理解約というのは管理会社にとってダメージが大きいのです。 場合によっては、保管している賃貸契約書や鍵などを引き渡さない管理会社もあります。もしもそのような場合は、すぐに当事務所までご相談ください。

管理会社とトラブルに発展しそうなら弁護士に相談を

投資用マンションの所有者としては、理由があってこその管理会社変更なのですが、契約解除によるトラブルは散見されます。旧管理会社がマンションの預かり金を新管理会社に引き渡さなかったり、既存の保証会社に新しい振込先を伝えず家賃を正しく引き渡さなかったりと、中には悪質な報復行為を行う業者も存在します。同時に契約解除を理由に損害賠償請求を行うケースもある等、管理会社とのトラブルは法的問題に発展しやすいと言えるため、不安を感じたら速やかに弁護士に相談することが大切です。

当事務所では、依頼者の相談にじっくりと耳を傾け、どのような事情で何が起こっており、どのように困っているのかをしっかり把握するよう心掛けています。このようなケースにおいては、以前の管理会社との間で交わされた契約書を読み解き、その行動に問題がないか、契約違反となっていないかを判断していくことから始めます。

契約事項を読み込み理解するには、法的知識が不可欠で、かつ非常に難解な面があります。わかりにくい文面も、法の専門家がいればしっかりと解釈を理解することができます。損害賠償請求等の可能性がある場合を含め、問題が悪化する前にぜひ当事務所までご相談ください。